Lean “Milk” Coffee

GUSTAVO PEREIRA
23 de Março de 2020

Palavras-chave/Key-words: Desenvolvimento ágil, Comunidade de Software, Lean Coffe, stand up meeting, Scrum

Equipes desconectadas, trabalhos feitos duas ou mais vezes por falta de comunicação, projetos sem documentação ou com documentação defasada, códigos ilegíveis, sem testes e padronização? Esse artigo mostrará como através da comunicação e do engajamento das equipes de desenvolvimento é possível minimizar ou até mesmo solucionar esses velhos problemas.

PROBLEMAS ANTIGOS, ERROS CONHECIDOS, VAMOS MUDAR?!

Falta de comunicação pode ser um dos grandes vilões nas empresas de tecnologias. Quando não se tem equipes conectadas gera-se um aumento significativo de trabalhos duplicados, códigos sem padronização e documentação defasada. Esses são alguns dos problemas rotineiros que um desenvolvedor pode encontrar em uma empresa de T.I.

Apesar dos problemas serem velhos conhecidos no cotidiano do profissional da área, e terem soluções ilusoriamente fáceis de serem resolvidas, percebe-se nas rodas de conversas com colegas de profissão que isso, assustadoramente, é algo comum nas organizações. Considerando que desenvolver software é uma atividade enigmática e desafiadora em uma organização com esses tipos de problemas, o desafio se torna ainda mais complicado. À medida que o desenvolvedor se depara com esse tipo de situação certamente fica mais desmotivado.

Por isso, é de extrema importância as instituições terem um espaço aberto onde as pessoas são incentivadas a falar tudo o que está acontecendo. Além disso, os desenvolvedores passam a se expressar mais e com maior frequência, o que contribui para treinar a habilidade de comunicação, a mesma de que ele irá necessitar, por exemplo, para se comunicar bem com o cliente.

Por essas razões, além de manter o funcionário mais engajado, a empresa ganha em eficiência, o que daria um casamento perfeito. Mas para isso tudo acontecer, são necessárias iniciativas e mudanças que nem sempre são fáceis ou bem aceitas.

COMUNIDADES DE SOFTWARE

A comunidade de software é um grupo de pessoas que se interessa por alguma tecnologia e se junta para debatê-la e auxiliar quem quer utilizá-la. Essas comunidades não visam o lucro e todos possuem objetivos comuns: compartilhar e buscar conhecimento. Os palestrantes em sua maioria são membros da comunidade e não existe distinção entre o nível de senioridade de quem vai falar, basta apenas ter um assunto interessante que abra espaço para que a discussão aconteça.

Sem esses grupos, projetos importantíssimos não existiriam, como o Android, Google Chrome, o iPhone e a própria internet. Afinal, essas iniciativas só se tornaram possíveis devido à facilidade de se reaproveitar tecnologias criadas por pessoas do mundo inteiro.

STAND UP MEETING

O stand up meeting representa um formato de reuniões realizadas na teoria Scrum. O objetivo dessas reuniões é organizar um encontro com todos os integrantes da equipe para trocar ideias e discutir informações sobre o projeto, bem como priorizar certas atividades. Porém, elas não devem se estender muito para respeitar o prazo de duração, que é bastante curto. Geralmente, ninguém senta nessas reuniões. Todos ficam de pé para criar um senso de rapidez, estimulando um discurso mais acelerado e focado somente naquilo que realmente é mais importante. Ficar de pé também agrega agilidade à reunião e facilita a comunicação.

O stand up meeting é um espaço aberto onde as pessoas são incentivadas a falar tudo o que está acontecendo e são valorizadas por fazer isso. Trata-se de um aspecto importante porque, com a prática, os membros da equipe perdem o medo de revelar os problemas à medida em que percebem que são valorizados por fazer isso. Assim perdem o temido medo de mostrar os erros, pois trata-se de um aspecto básico do ser humano: errar. O que realmente tememos é descobrir que erramos tarde demais, porque normalmente o custo de corrigir um erro cresce bastante quanto mais tempo levamos para detectá-lo e corrigi-lo.

SCRUM

O Scrum acolhe a incerteza e a criatividade. Coloca uma estrutura em volta do processo de aprendizagem, permitindo que as equipes avaliem o que já criaram e, o mais importante, de que forma criaram. A estrutura Scrum busca aproveitar a maneira como as equipes realmente trabalham dando a elas as ferramentas para se auto organizarem e, o mais importante, aprimorar rapidamente a velocidade e a qualidade de seu trabalho [1].

Times ágeis são aqueles que seguem e otimizam os preceitos descritos no Manifesto Ágil [2]. Um dos princípios definidos no manifesto discorre sobre a busca pela melhoria contínua das equipes.

Para promover essa evolução, uma das práticas mais adotadas pelos times ágeis é a retrospectiva. Segundo Derby e Larsen [3], retrospectiva é uma reunião especial em que o time se junta para investigar e melhorar seus métodos – um tempo dedicado à aprendizagem, que funciona como um catalisador de mudanças e ações.

LEAN COFFEE

Jim Benson, co-criador do Lean Coffe, define o estudo como “uma reunião estruturada, mas sem agenda. Os participantes se reúnem, criam uma agenda e começam a conversar. As conversas são direcionadas e produtivas porque a agenda para a reunião foi gerada democraticamente”[4].

Na reunião utiliza-se post-its para listar os assuntos. Uma das formas mais comuns de conduzir uma sessão de Lean Coffee é criando um quadro de tarefas com 3 estágios: “Para discussão”, “Em discussão” e “Finalizado”. A Figura 1 mostra um exemplo de quadro de tarefas no primeiro estágio.

É interessante que se delimite um intervalo de tempo para uma sessão de Lean Coffee. É de suma importância que os assuntos elencados pelos participantes sejam clarificados e compreendidos entre todos. Além de ler todos itens, os participantes podem explicar os post-its que escreveram para facilitar o entendimento do grupo. Quando os assuntos forem listados, os participantes devem escrever um único tópico por post-it e adicionar no estágio “Para discussão”. Não há limite para quantos assuntos um participante pode criar e adicionar. O próximo passo é priorizar os assuntos. A título de exemplo e por simplicidade, utilizaremos a técnica de votação por pontos. As pessoas devem escolher o assunto de seu maior interesse e colocar o seu voto [5].

Figura 1 - Quadro de tarefas Lean Coffee no primeiro estágio.

É interessante que se delimite um intervalo de tempo para uma sessão de Lean Coffee. É de suma importância que os assuntos elencados pelos participantes sejam clarificados e compreendidos entre todos. Além de ler todos itens, os participantes podem explicar os post-its que escreveram para facilitar o entendimento do grupo. Quando os assuntos forem listados, os participantes devem escrever um único tópico por post-it e adicionar no estágio “Para discussão”. Não há limite para quantos assuntos um participante pode criar e adicionar. O próximo passo é priorizar os assuntos. A título de exemplo e por simplicidade, utilizaremos a técnica de votação por pontos. As pessoas devem escolher o assunto de seu maior interesse e colocar o seu voto. A Figura 2 representa um exemplo de quadro de assuntos após a votação e ordenação por maior quantidade de votos.

Figura 2 - Representação de como ficaria o quadro de assuntos após a votação e ordenação por maior quantidade de votos.

Acima de tudo, saber o que priorizar faz a diferença. Tendemos a priorizar a urgência ou as circunstâncias e a deixar de lado as coisas importantes. Às vezes, as urgências devem ser as primeiras coisas a serem feitas, para serem eliminadas logo, mas não podemos deixar que isso se torne uma rotina. Quando você prioriza o que é importante, está colocando sua vida na estrada certa e deixando sua tríade mais próxima da ideal [6].

Dado que os itens da discussão foram priorizados por maior quantidade de votos, o grupo discute os assuntos de maior relevância para todos primeiro.

O facilitador deve garantir que o foco da conversa seja mantido ao redor do assunto e que apenas uma conversa por vez está ocorrendo. Não deve haver conversas paralelas ou outros assuntos sendo abordados pelo grupo.

Caso o tempo pré-definido acabe antes do fim da discussão do assunto, o facilitador conduz uma votação, onde ao mesmo tempo, os participantes devem sinalizar se são a favor de continuar a conversa sobre este mesmo tema ou se acreditam que o assunto deve ser interrompido e o próximo assunto deve ser iniciado (Figura 3).

Figura 3 - Representação dos polegares na votação do Lean Coffee

Caso a maioria mostre o polegar para cima, a discussão segue por mais um tempo. Não é comum de um assunto ser estendido mais de duas vezes. Caso a maioria mostre o polegar para baixo, encerra-se a discussão deste assunto e se parte para o próximo tema.

É comum que a discussão gere insights ou ações para um ou mais participantes, algumas vezes por meio de recomendações de leituras ou outras fontes e referências para se aprofundar no tema. É importante que os participantes tenham seus próprios meios de fazer anotações durante as conversas.

LEAN “MILK” COFFEE

Lean Milk Coffee tem sua estrutura baseada ao Lean Coffe porém, com características especificas da Concert; por isso, a brincadeira com a inclusão do nome “MILK”.

As reuniões têm um foco baseado nos problemas levantados via enquete pelo grupo de desenvolvedores onde a pauta é criada baseada no grau de prejudicialidade do problema a empresa. A ideia é se juntarem em um encontro quinzenal, visto que reuniões de números ímpares serão mais curtas e reuniões de números pares serão mais longa, no qual a ideia das reuniões são os levantamentos dos problemas e a soluções dos problemas respectivamente. Para isso, é necessário que o colaborador use da coragem para expressar opiniões, respeito na forma de expressar opiniões e humildade para ouvir outras opiniões. Dessa maneira, o time ganha com melhorias e apara arestas nas equipes desconectadas; além disso, a empresa ganha em produtividade, eficiência e inovação.

Sobre o autor:

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

[1] Jeff Sutherland. SCRUM a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, 2014.

[2] Kent Beck, Alistair Cockburn, Martin Fowler, et al. Agile Manifesto. Disponível em: <http://www.agilemanifesto.org/>. Acesso em: 10 de julho de 2019.

[3] Esther Derby, Diana Larsen. Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Dallas: The Pragmatic Bookshelf, 2006.

[4] Agilecoffe. Lean Coffe. Disponível em: <http://agilecoffee.com/leancoffee>. Acesso em: 15 de julho de 2019.

[5] Agilecoachninja. Lean Coffe. 2017. Disponível em: <https://agilecoachninja.wordpress.com/2017/10/24/lean-coffee-uma-maneira-diferente-de-conduzir-reunioes-e-compartilhar-conhecimento>. Acesso em: 2 de maio de 2019.

[6] Christian Barbosa. A Tríade do Tempo, 2008.